Comment construire un planning ?

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Je vous souhaite à tous une très bonne année et succès dans tous vos projets professionnels et personnels et je tiens également à remercier Farid Boulfoo du blog cadreexcellent.com pour cet article qui nous rappelle au début de l’année les règles essentielles d’une planification efficace.

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Avez-vous déjà ressenti la peur d’apprendre que vous avez été désigné comme chef de projet et que vous devez proposer un horaire pour la semaine prochaine ?

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Avez-vous déjà regardé votre horaire quelques semaines après le lancement et vous êtes rendu compte qu’il ne ressemble plus à ce que vous aviez proposé à l’origine ? Connaissez-vous ce sentiment de frustration lorsque vous apprenez qu’un intervenant ne sera pas en mesure de respecter le calendrier si vous avez déjà saisi et publié le calendrier du projet ?

Avez-vous déjà connu des retards dans l’horaire global en raison d’un retard sur une livraison ou un sujet qui était sur la voie critique ? Avez-vous déjà vécu ce sentiment de peur et de dégoût lorsque vous vous rendez compte quelques semaines après le lancement que vous avez omis un impact ou une tâche et que cela affecte votre calendrier.

Si votre réponse est oui à l’une des questions ci-dessus, alors j’ai 2 bonnes nouvelles pour vous :

  • Le premier  : ces aventures de planification sont la vie quotidienne de 80% des chefs de projet
  • Le deuxième  : J’ai la modeste intention de vous montrer à travers cet article comment contrecarrer ces pièges et rendre le maximum de fiabilité et optimiser votre planification de projet. Pour que mes paroles soient bien illustrées et non théoriques, j’ai choisi ici l’exemple d’un projet informatique, mais l’approche et les conseils sont tout à fait valables pour des projets dans d’autres domaines.

Tout ce que vous avez à faire est de suivre les 6 prochaines étapes pour apprendre à créer un calendrier fiable et attrayant.

Mais avant de prendre les 6 étapes , un petit point de vocabulaire est nécessaire :

  • Problème (s) du projet : c’est la raison (s) principale (s) qui a conduit l’entreprise ou le client à lancer le projet (par exemple, l’arrivée réussie sur un nouveau marché, le respect d’une nouvelle loi…)
  • Besoins : Doit être couvert pour répondre aux défis du projet (par exemple, mise en place d’une nouvelle offre, refonte d’un parcours d’abonnement pour se conformer à la loi…)
  • EB : Expression des besoins (généralement un document décrivant en détail ce qui doit être traité)
  • Macro Equiis : C’est une façon d’exprimer les besoins de manière agrégée et hautement synthétique (par exemple refonte de la première page d’un itinéraire de vente…)
  • MOE : La direction de projet, les équipes ou les partenaires réalisent le travail. Si je prends l’exemple de l’informatique, le MOE est représenté par les architectes et les développeurs
  • Coûts : Coûts dans le monde de la gestion de projet (y compris l’informatique) : l’effort nécessaire à l’exécution d’une tâche et exprimé en Man-Day travaillé ou en argent (euros) ou en délais (ex 3 semaines de perte de temps)
  • SFD : Spécifications fonctionnelles détaillées
  • Intervenants : Toute personne, équipe ou partenaire impliquée dans le projet
  • Diapositive : Tableau de présentation à projeter sur l’écran, comme l’exemple de logiciel Microsoft Power Point ou l’équivalent gratuit Open Office
  • Slideware : jeu de diapositives

Première étape : Comprendre les problèmes

Cette étape est de la plus haute importance. Vous devez vous assurer que vous bien identifié les problèmes qui a conduit votre structure ou votre client au début de ce projet. Il sera très pratique pour vous lors de l’établissement des priorités et de la planification des chantiers et des tâches de construction.

C’est en comprenant les problèmes que vous offrent, par exemple, plus de temps sur le projet de communication, parce que vous comprenez que l’un des défis du projet est de restaurer l’image de l’entreprise. Ne confondez pas les questions et les besoins que nous verrons tout de suite dans la prochaine étape.

Deuxième étape : Rédaction et définition des exigences

Après avoir compris les problèmes du projet, reprenez maintenant les discussions avec les candidats afin de définir de façon générale leurs besoins. À ce stade de l’exercice, il n’est pas nécessaire d’entrer dans les détails des besoins (ce que les professionnels de l’informatique appellent l’EB pour l’expression des besoins).

Votre rôle ici n’est pas seulement de tenir le crayon, mais aussi d’aider le demandeur à poser les bonnes questions afin de ne pas manquer les besoins et de revenir vous voir quelques semaines plus tard et de perturber votre beau horaire que vous auriez établi et diffusé.

Par exemple, le client vous indique que il veut mettre en place un chemin d’abonnement pour la nouvelle inscription sur son site web existant. Il vous appartient de le faire répondre au besoin ou non suivre les tentatives d’abonnement non terminées par exemple. Les besoins sont bien encadrés, vous devez sortir de cet exercice avec une liste de macros exigences que le projet doit satisfaire.

Phase 3 : Exercice de l’évaluation des dépenses

Votre liste des exigences (macro-besoins) en main, commencez la phase d’évaluation des coûts et des délais de mise en œuvre avec les différents OEM et partenaires. Bien sûr, toutes les règles du bon sens ne devraient pas nous échapper au cours de cet exercice :

  • Inutile de faire pression sur le développeur pour qu’il abaisse ses prévisions fiscales pour une tâche dont les résultats sont très attendus par le client (voir Comprendre les besoins)
    • Considérez toujours les défis du Projet : il n’est pas nécessaire de se battre pour gagner quelques heures de développement sur un grand projet de votre structure
  • Comme vous l’avez fait avec les candidats, aidez votre MEO à poser toutes les questions afin de ne pas oublier les tâches qui doivent être évaluées
  • Ne sous-estimez pas les tâches de relecture de documents (EB, SFD…)
    • Même si vous avez obtenu les étapes 1 et 2, il y aura toujours du matériel pour revenir aux besoins non couverts ou mal compris…
  • Vos charges doivent être prises en compte : contrôle transversal, relecture des articles à livrer, encadrement des ateliers

Étape 4 : Planification théorique

Nous sommes presque là, vous avez le fardeau de toutes les parties prenantes. Vous avez également les délais et les limites les uns des autres.

Dans les étapes 1 et 2, vous pouvez avoir fortes restrictions de planification imposées par les demandeurs  : par exemple, il peut s’agir d’une date à laquelle doit absolument quitter le nouveau produit afin de ne pas manquer l’accès à un nouveau marché ou un délai dans lequel votre projet doit permettre au demandeur de se rencontrer.

Vous disposez maintenant de suffisamment d’éléments pour effectuer le premier exercice de planification, en tenant compte de toutes les limites que vous avez identifiées jusqu’à présent. Des outils et des conseils pratiques pour produire rapidement et facilement un régime professionnel feront l’objet d’un article spécial.

Cela dit, sachez qu’un outil de feuille de calcul (par exemple : Open Office ou Excel) est suffisant pour construire les calendriers de 80 % de vos projets. À des fins de présentation, lors de vos réunions de projet, vous pouvez facilement copier votre horaire de la feuille de calcul vers votre support de réunion ou redessiner une version plus agrégée (sans les détails de toutes les tâches et sites de travail) de votre horaire sur une diapositive.

Étape 5 : Optimisation et fiabilité du planification

Vous avez enfin produit votre première version du calendrier, vous êtes impatient de le présenter à votre direction ou à votre client. Patience, je propose de passer une couche d’optimisation et de fiabilité à travers les ajustements suivants :

  • Installer les airbags  :
    • Comme dans un véhicule, nous sommes heureux d’avoir des airbags en cas de frappe surprise.
    • Je vous invite à identifier les tâches les plus sensibles sur les chantiers de construction :
      • quelques jours entre ces tâches et les tâches suivantes pour compenser les retards éventuels pendant le projet
      • Bien sûr, en ce qui concerne votre MEO, vous restez sur les taxes convenues. Il s’agit d’une vue de planification.
  • Réexécuter une tâche parallèle identifier de nouvelles possibilités d’optimisation
  • Vérifiez si vous avez pris en compte avec Jours de faible productivité  :
    • Vacances  : devenir gris
    • Pont potentiel que les employés pourraient être tentés de faire (Par exemple, si un jeudi est un jour férié, les employés peuvent également profiter de rester à l’écart le vendredi)
      • Par exemple, évitez de placer vos réunions de suivi importantes ces jours-là
      • Vacances scolaires : Je vous invite même, si vous le pouviez, à prendre en compte les perturbations possibles à long terme dans les transports publics.
      • Cela peut perturber le déroulement de vos réunions ou même l’exécution des tâches planifiées.

Étape 6 : Engagement

Vous avez maintenant un calendrier optimisé et fiable en votre possession, vous devez maintenant obtenir ou confirmer l’engagement de toutes les parties prenantes autour de ce programme. Pour ce faire, utilisez tous les moyens que vous pense qu’ils sont pertinents et adaptés à vos interlocuteurs :

  • Il peut s’agir d’un simple courriel ou vous demandez à vos destinataires de confirmer la prise en considération du retour du calendrier ci-joint par la poste.
  • Il peut s’agir d’une réunion officielle ou vous rassembler tous les représentants des intervenants et officialiser la validation du calendrier par une réunion RC

En suivant les six étapes ci-dessus, vous faites ce qui est de votre responsabilité pour assurer la planification de votre projet. Puisque je suis personnellement impliqué dans la gestion quotidienne de plusieurs projets depuis plusieurs années, je ne peux que vous inviter à suivre ces conseils et même à les revoir.

Imageby BERTHON67 par Pixabay